A una settimana dall’installazione di Office 365 presso un importante ufficio di consulenti per la sicurezza e controllo qualità mi arriva questa domanda:
“Come faccio a condividere il mio calendario con la segreteria in modo che le segretarie possano conoscere i miei impegni e inserire gli appuntamenti sul mio calendario?”
Condividere il calendario con Office 365 è un’operazione molto semplice che si riassume in 4 step:
Vorrei però porre l’attenzione su una caratteristica di Office 365 che può aumentare la produttività della vostra azienda e proiettarla verso una mentalità di crescita che deve essere sempre focalizzata:
I GRUPPI DI LAVORO
In Office 365 i gruppi di lavoro sono degli ambienti virtuali che possono operare con diversi strumenti messi automaticamente a disposizione dal sistema:
- un calendario condiviso
- uno spazio Cloud per l’archiviazione dei files
- una casella di posta
- un blocco appunti dedicato
Riorganizzare l’ambiente di lavoro in gruppi permette di condividere le risorse tra più persone in maniera automatica e, se aumentano i volumi di lavoro e viene introdotto nuovo personale, basta semplicemente aggiungere un membro al gruppo.
Creare diversi gruppi di lavoro (es. segreteria, operativi, manager) e altrettanti calendari. Nella pianificazione degli appuntamenti è si possono visualizzare gli impegni di ogni singolo membro per poter scegliere l’orario migliore per meeting con i clienti o riunioni interne.
Il tutto è gestibile anche da dispositivo mobile tramite l’app Outlook Groups disponibile sia per Android che IOS.
